Как работать с кассовым аппаратом: инструкция + нововведения

ИНСТРУКЦИЯ ПО РАБОТЕ С ОНЛАЙН КАССОЙ ДЛЯ КАССИРА

 

Инструкция по работе с онлайн кассой начинающему кассиру. Пошаговая инструкция поможет быстро и главное без ошибок освоить работу на кассовом аппарате.

Если Вы только начинаете работать с онлайн кассой, это материал будет Вам полезно изучить. Кратко рассказываем об основных операциях и сопутствующих им кассовых документах. Выбрать подходящий кассовый аппарат Вы можете тут.

Также достаньте из комплекта поставки кассового аппарат инструкцию или скачайте ее на соответствующей странице с онлайн кассой.

Перед началом работы кассир должен заранее проверить;

• Ключи от кассы и денежного ящика
• Чековую ленту
• Деньги для выдачи сдачи покупателям.

Начало работы с онлайн кассой. Открытие смены

Касса работает по т.н. «сменам» длительностью не более 24 часов. Открытие/закрытие смены, хоть и фискальные документы, но с переходом на онлайн кассы эти документы не очень интересуют вашего налогового инспектора, зато очень полезны Вам для контроля работы.

Начиная работу кассиру нужно открыть смену, на что касса сформирует отчет об открытии смены. Большинство касс делает его автоматически при закрытой смене и попытке сделать какой-либо другой документ, например, оформить продажу.

Внесение наличных

Считается, что при открытии новой кассовой смены наличных денег в кассе нет. Что бы не обидеть первого же клиента, пришедшего с 5000 руб. купить бутылочку минералки кассиру нужно выдать т.н. «размен» — мелкие деньги для выдачи сдачи первым покупателям.

Касса контролирует остаток наличных денег. И это не фискальная операция ВНЕСЕНИЕ [наличных] Даете кассиру 4950 руб на размен и сделайте операцию ВНЕСЕНИЕ на эту сумму.

Приход | Продажи

Каждое поступление денег за проданные товары/услуги должно оформляться кассовым чеком ПРИХОД. Наличные, электронные средства платежа, предоплата, продажа в кредит, зачет аванса, а с недавнего времени и безналичные через банк [закон принят, но пока действует отсрочка до 2019 года].

У нас сегодня простой пример, розничная точка и 100% оплата за товар сразу при получении.

Делаем чек ПРИХОД (он же ПРОДАЖА). Это основной фискальный документ.

• Способ расчета у нас в этом случае будет ПОЛНЫЙ РАСЧЕТ.
• Способ оплаты: НАЛИЧНЫМИ, или ЭЛЕКТРОННЫМИ, если клиент рассчитался картой.
• Каждый кассовый чек должен содержать:

• Наименование документа
• Признак расчета
• Сумму расчета (БСО)
• Наименование предмета расчета
• Ставку НДС
• Применяемую систему налогообложения
• Наименование пользователя
• ФИО кассира
• Номер смены
• Номер чека за смену
• Дату и время
• Фискальный признак документа
• Адрес расчетов
• ИНН пользователя;
• Регистрационный номер онлайн кассы
• Номер фискального накопителя
• Номер фискального документа

Изъятие наличных

Если Вам вдруг станет нужно, не дожидаясь окончания кассовой смены, изъять наличные из кассы на собственные нужды, делайте операцию ВЫЕМКА [наличных].

Это не фискальная операция, она уменьшает остаток наличных денег в кассе. Разумеется, что изымаемая сумма должна в момент проведения этой операции быть в кассе. Нельзя изъять 20 т.р., если в кассе всего 10.

Возврат прихода

Иногда покупатели возвращаются. Хорошо, когда они возвращаются ещё что-то купить, но бывает, что они возвращаются что-то вернуть.

Это оформляется чеком ВОЗВРАТ ПРИХОДА (покупки). У такого чека тоже есть признак способа расчета. Сегодня это ПОЛНЫЙ РАСЧЕТ, вы сразу возвращаете клиенту деньги за товар.

Способ оплаты зависит от того, как клиент рассчитывался при покупке. Ну это что бы Вам не платить комиссию банку за это продажу/возврат.

Чек коррекции. Как правильно его сделать кассиру?

Человеку свойственно ошибаться. А наемным кассирам-продавцам это очень хорошо свойственно. И Вы с этим будете часто сталкиваться, особенно, если банковский терминал эквайринга не подключен к кассе.

Например, изучая документы из банка за прошедший месяц Вы увидите, что сумма в выписке не соответствует сумме по кассе. Причина банальна: кассир провел карту по эквайрингу, а на кассе оформил продажу за наличные или наоборот.

В такой ситуации сначала оформляем возврат неправильного прихода, того, что на самом деле был ЭЛЕКТРОННО, а кассир оформил как НАЛИЧНЫЕ.

Основные ошибки кассира при работе с кассой:

• Путаница между наличной и безналичной оплатой;
• Некорректная сумма в чеке;
• Открытие смены на онлайн кассе с неверной датой.

Такие же чеки коррекции делаются, если Вы обнаружите, что «забыли» оформить какие-то продажи. Иногда может прилететь предписание из ФНС сделать такой чек, если по результатам проверки выяснится что-то нехорошее.

Как сделать отчет без гашения (x-отчет)

Так же известный как X-отчет. Это не фискальный документ, его можно сформировать в любой момент между открытием и закрытием смены. Он показывает промежуточные итоги кассовой смены. Продажи и возвраты в разрезе видов оплаты, внесения и выемки денег, остаток наличными.

Еще там есть такой важный показать — количество не переданных (накопленных) фискальных документов. В идеале он должен быть нулевым, что означает, что все фискальные документы успешно отправлены оператору фискальных данных. Если там больше нуля — какие-то проблемы с передачей данных.

Рекомендуется делать этот отчет перед гашением и сверять показатели с терминалом эквайринга. Как вы понимаете, продажи ЭЛЕКТРОННЫМИ за смену должны быть равны сумме прихода за смену на терминале эквайринга. Если не совпадает, значит кто-то накосячил, надо бы исправить ДО закрытия смены.

Закрытие смены на онлайн кассе

И последний фискальный документ на сегодня — отчет о закрытии кассовой смены, он же отчет с гашением, он же Z-отчет.

В отчете о закрытии смены содержится следующая информация:

• Полная информация о смене (адрес, ФИО кассира и т.д.);
• Количество напечатанных чеков;
• Количество чеков не ушедших в ОФД;
• Полная выручка;
• Сумма выполненных возвратов;
• Информация и способе оплаты (наличный или безналичный расчет).

1. Это фискальный документ, он содержит в себе всю ту же информацию, что и X-отчет без гашения.
2. Большинство касс по-умолчанию настроено таким образом, что со снятием Z-отчета производится полная выемка наличных и дополнительной операции изъятия оформлять не нужно.
3. Отчет о закрытии смены

Как работать с онлайн кассой(видеоинструкция)

Инструкция кассира по работе на кассовом аппарате Меркурий 185Ф

Инструкция кассира по работе на онлайн кассе Меркурий 115Ф

В данной подробной инструкции кассира подробно рассмотрены следующие моменты при работе с онлайн кассой.

• установка чековой ленты
• открытие смены
• пробитие чеков
• пробитие чеков со сдачей
• умножение цены на количество товара
• работа с базой товаров
• корректировка ошибки (аннуляция)
• оформление возврата
• безналичные чеки
• отправка чека СМСкой клиенту
• закрытие смены (снятие отчетов ФН)

При работе с онлайн кассой категорически запрещено:

• Хранить в кассе личные денежные средства и ценности;
• Оставлять незапертым денежный ящик в свое отсутствие;
• Уничтожать денежные средства содержащими признаки подделки;
• Работать без контрольно-кассовой ленты;
• Редактировать кассовые программы и программные системы учета.

Источник: https://wega-it.ru/kak-rabotat-s-onlajn-kassoj-poshagovaya-instruktsiya/

Как работать с кассовым аппаратом — порядок регистрации в налоговой и руководство с пошаговыми действиями

Согласно действующему законодательству использование контрольно-кассовой техники (ККТ) необходимо предпринимателям, проводящим расчеты наличными деньгами.

Для тех, кто не знает, как работать с кассовым аппаратом, это покажется большой премудростью, в то время как любой кассир в супермаркете подтвердит, что обучение работе с кассой происходит просто.

Чтобы эффективно пользоваться кассовым аппаратом, требуется знать сочетания клавиш, правила пробивки чеков, и не забывать обнулять аппарат в конце смены, выводя наличную выручку.

Что такое кассовый аппарат

Знакомый каждому покупателю аппарат представляет собой электронное устройство для контроля за наличной выручкой при проведении денежных операций.

Функция ККТ заключается в фиксации на бумажном чеке суммы покупки плюс суммировании в конце дня общего итога.

Эти данные используются для контроля товарооборота на самом торговом предприятии, а также являются основой для подготовки фискальных документов для налоговой отчетности.

Действующее законодательство подразделяет ККТ на две категории:

• кассовые аппараты – автономные приборы, где кассир набирает сумму покупки и печатает чек;
• фискальные регистраторы – устройство под управлением компьютера, входящего в состав автоматизированного рабочего места.

Научиться работать на кассе в магазине можно, хорошо представляя себе последовательность операций в этом устройстве. Схематически работа с кассовым устройством выглядит так:

1. Покупатель оплачивает покупку наличными деньгами или с помощью пластиковой карты.
2. Кассир с помощью клавиш и/или сканера штрих-кода вводит информацию в контрольно-кассовую машину.
3. ККМ формирует кассовый чек, который получает покупатель.
4. Данные об операции сохраняются на фискальном накопителе в электронном чеке.
5. Если организация работает с онлайн-кассой, то раз в сутки обобщенная информация передается в налоговый орган.

Области применения ККМ

С соответствии со статьей 2 Закона «О применении ККТ», организации и индивидуальные предприниматели обязаны использовать кассовое устройство при проведении наличных расчетов. Из требования есть исключения. Это такие ситуации, как:

• расчеты с плательщиками вмененного налога или индивидуальными предпринимателями, которые работают по патентной системе налогообложения или оказывают услуги населению (до 1 июля 2018 года);
• продажа прессы и сопутствующих товаров в киосках;
• реализация проездных билетов и талонов;
• торговля мороженым и безалкогольными напитками в розлив;
• нахождение организации/ИП в труднодоступном месте (этот перечень должен быть утвержден в местном органе власти).

Работа с ККМ подразумевает регистрацию по специальному Административному регламенту №94н, который был утвержден приказом Минфина от 29.06.2012.

Согласно ему, индивидуальные предприниматели должны делать регистрацию ККТ в налоговой инспекции по месту прописки/регистрации. Для организаций регистрация делается по юридическому адресу.

Если оказание услуг или торговля производятся в другом месте, там необходимо создать обособленное подразделение для регистрации кассового устройства по этому адресу.

Работа на кассовом аппарате

Прежде чем приступать к обслуживанию покупателей, необходимо тщательно разобраться, как нужно работать с кассовым аппаратом, вне зависимости от того, будет обслуживать кассир или сам индивидуальный предприниматель.

Это связано с ответственностью, возникающей при совершении денежных операций.

Работа с кассой подразумевает не только доскональное знание ККМ (например, как осуществляется возврат проданного товара), но и соблюдение инструкций кассира и умение предоставить информацию при налоговых проверках.

Кто допускается к работе

Вне зависимости от модели ККТ, чтобы получить допуск к работе, необходимо заключить договор материальной ответственности.

Если работать за кассовым устройством будет индивидуальный предприниматель, то никакого договора не требуется.

Допуск к работе предусматривает базовые навыки в эксплуатации кассового оборудования: умения заправлять ленту, выбивать чеки, обнулять устройство в конце дня. Научиться этому можно на специальных курсах в Центре обслуживания ККТ.

Правила работы с кассовым аппаратом

При совершении кассовых операций различаются обязанности директора (или ответственного лица) и кассира. Они совместно должны в начале дня выбить отчетный кассовый чек и сличить сумму выручки прошлого дня с записью в журнале кассира. Обязанностями ответственного лица станут:

• фиксация точной информации о показаниях ККМ в кассовой книге;
• оформление новой ленты (с указанием номера контрольно-кассового аппарата, начала использования и др.);
• выдача кассиру размена для сдачи и кассовых лент.

Функции кассира

Одна из обязанностей кассира заключается в контроле за состоянием ККМ. Для этого надо:

• перед началом работы проверить, обнулено ли устройство;
• при необходимости отрегулировать дату и время;
• протестировать печать чеков, прежде чем переходить к обслуживанию покупателей или клиентов;
• в конце работы обнулить показатели и сдать полученную выручку.

Инструкция по работе с кассовым аппаратом

Правильное использование кассовой техники означает не только быстрое обслуживание покупателей в магазине, но отсутствие проблем с налоговыми органами. Вот почему важно точно и последовательно выполнять все необходимые операции начала и завершения работы. Все это подробно разбирается на учебных курсах, но это легко освоить и самостоятельно.

Как включить кассовый аппарат

Перед началом работы необходимо подключить кассовый аппарат к сети. Процедура включения некоторых устройств выполняется кнопкой на задней стороне, у других это делается поворотом ключа в позицию РЕГ (в современных моделях – «РЕЖИМ»).

Если ККМ работает нормально, на экране должен высветиться ряд нулей, свидетельствующих, что устройство готово к работе.

В случае если устройство включается в первый раз, необходимо вставить батарейки для обеспечения энергией резервной памяти (элементы питания надо проверять ежегодно).

Как открыть кассу

Включив аппарат, следует пройти процедуру авторизации – ввод специального номера и пароля, на некоторых моделях ККМ вход выполняется с помощью специальной карты кассира.

Перед тем, как переходить к обслуживанию покупателей, рекомендуется посмотреть, правильно ли установлена дата и проверить, как работает печатающее устройство – выбить несколько нулевых чеков.

Для этого нужно нажать клавишу «Наличные» или «Оплата» с нулями на табло.

Расчет

После того, как кассовое устройство включено и проверено, можно переходить к обслуживанию покупателей. Этот процесс можно описать как пошаговую инструкцию:

1. Информация о цене товара/услуги вводится вручную, либо с помощью специального устройства для считывания штрихкода.
2. После того, как вся информация введена, необходимо нажать клавишу «Оплата» или «Наличные» – при этом откроется блок кассового аппарата, предназначенный для хранения купюр и монет.
3. Кассир кладет оплату с этот лоток и берет оттуда необходимую сдачу. Устройства сами высчитывают размер сдачи после того, как кассир введет подученную от покупателя сумму.
4. Если покупатель собирается оплачивать покупку пластиковой картой, то операция выполняется безналично с помощью терминала – списыванием денег с его карточного счета. Если терминал выдает два чека, то один следует оставить в торговой точке, для отчетности по использованию контрольно-кассового аппарата.
5. Современные модели кассовых аппаратов способны выполнять дополнительные функции, например, высчитывать размер скидки с процентах. Для этого следует нажать клавишу «%».
6. Распечатанный кассой чек отдается клиенту.

Нулевой чек

Хотя освоения навыков пользования кассовой машиной не будет сложным, неизбежны вопросы по ходу работы. В этом случае следует заглянуть в инструкцию к аппарату.

Например, там можно узнать, как выбить на кассе нулевой чек. Для этого необходимо просто нажать клавиши «Оплата» или «Покупка», без предварительного введения каких-либо сумм.

Эту операцию делают в начале смены для проверки работоспособности печатающих устройств ККМ.

Закрытие смены

При окончании рабочего дня, кассиру необходимо проделать ряд операций. Это такие действия, как:

• составление отчета и передача вместе с выручкой по приходному кассовому ордеру старшему кассиру или представителю администрации;
• снятие данных счетчиков для определения суммы выручки и фиксации в кассовом журнале;
• определение размера выручки, для чего находится разница показаний регистров на начало и конец рабочего дня – это показатель должен совпадать с суммой наличности, которую сдает кассир;
• обнуление показаний кассы.

Замена ленты

С учетом того, что кассиру приходится очень часто менять ленту, эту процедуру он должен выполнять уверенно, доведя процесс до автоматизма. Признаком того, что лента заканчивается, служит розовая полоска, которая ставится в конце рулона. Для замены ленты необходимо:

1. Поднять крышку, закрывающую ленточный отсек.
2. Достать старую бобину с остатками ленты. Ее необходимо опечатать, подписать и сдать директору.
3. Освободить край нового рулона, а саму ленту разместить внутри приемника вниз размоткой.
4. Заведите ее за фиксирующий вал и печатающее устройство.
5. Далее следует закрыть крышку и, нажимая клавишу «ЧЛ» (или «Вверх»), дождаться, когда из щели появится край ленты.
6. После того, как будет оборвана лишняя бумага, можно начинать работать.

Аварийный расчет

Перебои при подаче электроэнергии могут быть причиной сбоев в работе кассового оборудования.

Если такое отключение произошло во время печати чека, то после возобновления питания на чековой ленте будет отпечатано сообщение, что документ недопечатан. После этого чек выводится еще раз с добавлением слова «Повтор» в шапке.

Если питание отключается при выводе отчетов, то информация о недопечатанном документе, в зависимости от ситуации будет сопровождаться примечаниями «Повторите запрос!» или «Отключение питания».

Видео

Источник: https://onlineadvice.ru/4577-kak-rabotat-s-kassovyim-apparatom.html

Как работать с кассовым аппаратом: пошаговые действия

Кассовый аппарат, согласно ФЗ №54, должен присутствовать у каждого предпринимателя, проводящего операции с наличными деньгами.

Некоторые бизнесмены считают, что пользоваться аппаратом очень сложно и самостоятельно освоить его не получится. Но это не так — стоит один раз разобраться, и вы сможете работать практически на любых моделях ККТ.

Мы расскажем вам о том, как пользоваться кассовым аппаратом: в этом нет ничего сложного.

Общие правила

Перед тем как пользоваться кассовым аппаратом, обязательно изучите инструкцию. В ней прописаны все сочетания клавиш и правила пробивки чеков. Помните, что в конце дня необходимо “обнулять” кассу, выводя из нее всю заработанную за день наличность и подшивая отчет в кассовую книгу.

Правила пользования кассовым аппаратом достаточно простые

Кто может работать с ККТ?

Работать с кассовым аппаратом могут только те люди, которые заключили с владельцем бизнеса договор о полной материальной ответственности (либо сам предприниматель). Также они должны научиться правильно эксплуатировать кассовый аппарат хотя бы на минимальном уровне (выбивать чеки, обнулять аппарат). Пройти обучение можно в центре техобслуживания ККТ.

Обратите внимание: перед началом работы кассы ИП или директор магазина вместе с кассиром должен открыть привод и счетчик ККТ, выбить отчетный чек и проверить совпадение сумм за последний день с контрольным журналом операциониста.

В обязанности директора также входит:

• внесение точных показаний аппарата в кассовую книгу, заверение результатов своей подписью;
• оформление начала новой контрольной ленты (на ней указывают номер кассового аппарата, дату начала ее использования и показания контрольного регистра);
• выдача ключей от привода и самого аппарата ответственному лицу;
• выдача кассиру мелких купюр и монет для сдачи;
• обеспечение сотрудников, работающих с аппаратом, кассовыми и красящими лентами.

Обязанности кассира

Перед тем как заступить на работу, кассир должен:

• проверить работоспособность и целостность блоков кассового аппарата;
• отрегулировать дату и время, проверить, обнулена ли касса;
• перед началом работы нужно выбить пару нулевых чеков, проверив работоспособность печатающего механизма;
• в конце рабочего дня обнулить кассу и сдать наличность директору.

Правила работы с кассовыми аппаратами могут отличаться — изучайте инструкцию

Как работать с ККТ

Давайте разберем, как работать с кассовым аппаратом: пошаговые действия. Первым делом включите аппарат. Некоторые устройства включаются кнопкой на задней панели, некоторые поворотом ключа в положение РЕГ. На табло должны высветиться нули: это означает, что все работает нормально. Дальнейший алгоритм работы выглядит так:

1. Авторизация. Некоторые ККТ начинают работать только после того, как сотрудник будет авторизован. Для этого вам понадобится ввести свой служебный номер и пароль либо использовать специальную карту.
2. Продажа осуществляется путем ввода нужной суммы. Введите правильную стоимость товара, используя цифровые клавиши. Затем нажмите кнопку классификации товара (обычно они разделены на группы, к примеру: одежда, обувь, продукты питания). Некоторые кассовые аппараты могут считывать штрих-код продукции, автоматически выбивая нужную сумму. Затем нажмите кнопку “Оплата” или “Наличные” и покупка проведется.
3. Если у вас действуют какие-то скидки к полной цене, то их можно выбить прямо на аппарате. Введите его полную цену, затем выберите категорию товара, введите размер скидки и нажмите кнопку “%” (например, 15%).
4. Если вам необходимо ввести несколько разных предметов в один чек, то набирайте их цену и нажимайте клавишу категории. Повторяйте данный процесс, пока не введете все товары, после чего нажимайте “Оплата”.
5. Нулевой чек выбивается просто при нажатии на кнопку “Оплата” или “Наличные”.

Это простейшие правила пользования кассовым аппаратом. Более детально о сложных операциях вы можете узнать из инструкции к вашему устройству.

Замена ленты

Давайте рассмотрим как вставить ленту в кассовый аппарат — это приходится проделывать достаточно часто, поэтому необходимо довести данный процесс до автоматизма.

Вставить ленту несложно: потренируйтесь пару раз и научитесь

Индикатором заканчивающейся ленты является розовый маркер, который наносится в конце рулона. Если он появился, то подготовьте новую ленту. Порядок смены одинаков практически для всех устройств:

1. Поднимите крышку, из-под которой выходит лента. Обычно она поднимается просто вверх, хотя на некоторых моделях есть защелки.
2. Выньте старую бобину от закончившейся ленты.
3. Отсоедините край новой ленты от рулона.
4. Уложите ее в приемник размоткой вниз.
5. Проведите ленту через фиксирующий вал и печатающее устройство.
6. Закройте крышку и при помощи клавиши “ЧЛ” или “Вверх” промотайте ленту. Ее край выйдет из щели.
7. Оборвите лишнюю бумагу и продолжайте работать.
8. Старая лента опечатывается, подписывается и передается директору.

В замене ленты нет ничего сложного — осуществив операцию пару раз, вы научитесь делать это быстро и качественно.

Источник: http://101biznesplan.ru/spravochnik-predprinimatelya/vedenie-biznesa/kak-polzovatsya-kassovym-apparatom.html

Как работать с онлайн-кассой после 1 июля чтобы точно без штрафов: пошаговая инструкция для кассира

Кассир — главный конечный пользователь онлайн-кассы. Каким образом он осуществляет использование инновационного устройства на практике? Как работать с онлайн-кассой продавцу при различных форс-мажорных обстоятельствах? Давайте разбираться.

Подготовка к работе

Перед тем, как пользоваться онлайн-кассой, кассиру необходимо осуществить ряд подготовительных процедур. А именно:

1. Ознакомиться с инструкцией по работе с онлайн-кассой для кассира и дополнительными устройствами, которые подключены к нему — эквайринговым терминалом, сканером для штрих-кодов, весами.

Видео — инструкция по работе с кассовым аппаратом Меркурий 185Ф:

1. Изучить кассовое ПО, с помощью которого будет использоваться ККТ. Узнать, каким образом данное ПО применяется, в частности:

• для фискализации приема и выдачи денежных средств, корректировки чеков;
• для формирования различных отчетов по фискальным операциям;
• для настройки скидок и реализации прочих мер в целях стимулирования продаж.

1. Ознакомиться с правилами применения кассовой техники (либо применению альтернативных механизмов фискализации) в сложных ситуациях. Например:

• при отключении электричества, интернета;
• при программных сбоях в онлайн-кассе;
• при форс-мажорных ситуациях природного и техногенного характера;
• при сбоях в оборудовании, подключенном к кассе (например, если не проходит оплата по карте).

Видео — инструкция как работать с ККТ Смарт Терминал Эвотор 7.2:

Задача работодателя — заблаговременно разработать такие правила, инструкции и рекомендации. В них могут содержаться прочие предписания, связанные с эксплуатацией ККТ. Например:

• о профилактическом осмотре онлайн-касс перед работой (и о реагировании на выявленные неисправности);
• о порядке получения и сдачи разменных денежных средств;
• о порядке получения материалов, необходимых для обеспечения эксплуатации касс (прежде всего, это чековая лента);
• об организации доступа к онлайн-кассе теми или иными лицами;
• о порядке фискализации операций в начале и по окончании рабочего дня.

Видео — инструкция по работе с кассовым аппаратом Орион 100Ф:

Подготовившись к использованию онлайн-кассы, работник магазина приступает к своей рабочей смене. Рассмотрим, какие действия ему предстоит производить уже в ходе взаимодействия с посетителями.

Как работать с кассовым аппаратом: пошаговые действия

Придя на работу, произведя необходимые действия по инструкции и включив кассу, работник магазина должен, прежде всего, сформировать кассовый отчет о начале смены. Это особый фискальный документ: он, как и кассовые чеки, подлежит отправке в электронном виде в ФНС (через ОФД) в автоматическом режиме.

Видео — учимся работать с онлайн-кассой (основные операции):

Когда в магазин заходит покупатель, называет желаемый товар (либо собирает покупку сам с корзиной, после чего подходит к кассе), работнику магазина нужно (используя имеющееся кассовое ПО — на самой ККТ или на компьютере, к которому она подключена):

1. Сформировать предварительный чек, назвать сумму к оплате.

1. Принять денежные средства от покупателя (либо активировать эквайринговый терминал для проведения оплаты по карте), рассчитаться с ним, выдав сдачу (убедиться, что прошла оплата по карте).

1. Пробить чек — фискализировать операцию. Дождаться, пока напечатается чек и выдать его покупателю.

Видео — как пользоваться кассовым аппаратом Меркурий 130-Ф:

Очень важно при фискализации корректно установить следующие ключевые реквизиты чека:

Он может быть представлен в 4 вариантах:

• «приход» (совершена покупка);
• «возврат прихода» (товар возвращен — например, из-за того, что он ненадлежащего качества);
• «расход» (совершен прием товара от покупателя на платной основе — например, закуплены овощи у фермера);
• «возврат расхода» (овощи возвращены обратно по каким-то причинам).

1. «Признак способа расчетов».

Он может быть представлен в следующих вариантах:

• в виде кода ПРЕДОПЛАТА 100% (или 1) — если получен полный аванс за определенный товар;
• в виде кода ПРЕДОПЛАТА (или 2) — если получен частичный аванс за определенный товар;
• в виде кода АВАНС (или 3) — если получена сумма в счет аванса  за неопределенный товар (частный случай — куплена подарочная карта);
• в виде кода ПОЛНЫЙ РАСЧЕТ (или 4) — при обычном приеме оплаты за товар (с немедленной его выдачей);
• в виде кода ЧАСТИЧНЫЙ РАСЧЕТ И КРЕДИТ (или 5) — при частичной оплате за товар с немедленной выдачей (при условии, что по оставшейся стоимости товара оформлен кредит);
• в виде кода ПЕРЕДАЧА В КРЕДИТ (или 7) — при немедленной выдаче товара, который полностью продан в кредит;
• в виде кода ОПЛАТА КРЕДИТА (или 9) — при получении от покупателя, ранее получившего товар в кредит, денежных средств в счет оплаты данного кредита.

Отметим, что указанные коды установлены для бумажных кассовых чеков. По электронным определены иные — но продавцу, как правило, не нужно об этом задумываться, так как данные коды устанавливаются специалистами при настройке онлайн-кассы. Но продавец должен, используя кассовое ПО, правильно применить те коды, которые определены для чеков.

Если покупатель до момента оплаты сообщил продавцу свои контактные данные в целях получения электронного чека, то продавец должен направить ему соответствующий чек, введя необходимые данные в кассовое ПО через пользовательские интерфейсы.

Контакты (E-mail или номер мобильного телефона) могут быть переданы клиентом как устно, так и с помощью QR-кода, сформированного мобильным приложением от ФНС — это быстрее (при наличии у продавца технической возможности считать данный код с экрана мобильного гаджета покупателя).

По завершении рабочей смены (ее нужно закрыть не позднее, чем через 24 часа после открытия, можно закрыть и сразу же открыть — если магазин круглосуточный) на онлайн-кассе нужно сформировать отчет о завершении смены. Как и отчет о начале смены, это особый фискальный документ, который прописывается в фискальном накопителе и передается в ОФД в электронном виде.

Видео — как работать с кассовым аппаратом Эвотор 7.3 (пошаговые действия):

Отдельными нюансами характеризуется применения чеков коррекции — которые могут формироваться на онлайн-кассе достаточно регулярно. Изучим их.

Как применять чеки коррекции

Назначение чека коррекции — отложенная фискализация сумм, принятых от физлиц в счет оплаты товаров. То есть — совершенная несколько позже непосредственного момента расчетов. Это может быть обусловлено тем, что:

• кассир, завершая смену, обнаружил в кассе не пробитые суммы (или, наоборот, недостачу);
• в момент расчета с покупателем кассу по каким-то причинам не удалось использовать (например, если отключалось электричество).

Главные отличия чека коррекции от обычного кассового — в том, что:

• в нем не указывается перечень отпущенных товаров (как правило, его попросту невозможно установить достоверно);
• в нем возможно указание лишь двух возможных значений в реквизите «признак расчета» — «приход» (при фискализации излишка денежных средств) или «расход» (при фискализации недостачи).

Видео — виды возвратов и коррекции прихода/расхода:

Не следует путать чек коррекции с чеком, который используется в целях исправления уже совершенных фискальных записей (такой чек часто именуется корректировочным).

Чек, применяемый в целях корректировки фискальных данных, формируется, если кассир, формируя предварительный чек, забыл включить в него какие-то товары (или, наоборот, включил лишние), а затем — фискализировал операцию, приняв оплату от покупателя в большей или меньшей сумме в сравнении с той, что соответствовала фактической стоимости товаров.

Обнаружив такую ошибку, кассир должен:

• сформировать чек, указав в нем реквизит «возврат прихода» и сумму, до того отраженную в неправильном чеке (то есть, по сути, аннулировав неправильный чек);
• сформировать чек с реквизитом «приход» и правильной суммой.

В зависимости от того, в чью пользу совершена ошибка — магазин возвращает излишне удержанные средства покупателю или, наоборот, покупатель доплачивает разницу.

Видео — как сделать возврат по онлайн-кассе на ККТ «Меркурий», «АТОЛ» и «ШТРИХ-М»:

Отметим, что есть и чуть более простой способ исправления расчетов: если оказалось, что фискализирована сумма большая, чем требовалась (как вариант — если в чек включен лишний товар), то достаточно сформировать только чек «возврат прихода» на сумму превышения (и выдать покупателю данную сумму).

Не считая действий, производимых непосредственно с онлайн-кассой, кассиру в силу должностных обязанностей может потребоваться поработать с рядом документов, которые применяются в сопровождение фискальных операций. Ознакомимся с ними подробнее.

Нюансы документооборота при фискальных  операциях

К числу основных документов, которые ведет кассир, относятся:

Она используется в целях документирования всех операций, связанных с приемом или выдачей денежных средств на предприятии. Сюда входят, в частности:

• прием денежных средств от покупателей (и выдача — при возврате товаров);
• выдача командировочных работникам, прием не освоенных в ходе командировки денежных средств;
• расчеты с контрагентами наличными.

Сам кассир отвечает, как правило, только за первый тип операций. Но в пределах своей компетенции ему нужно вести Кассовую книгу.

1. Расчетно-кассовые ордера (РКО), приходно-кассовые ордера (ПКО).

На основе РКО и ПКО вносятся записи в Кассовую книгу. Собственно, все эти документы следует рассматривать в одном контексте — но каждый из них имеет специфику заполнения.

Отметим, что если работодатель кассира — ИП (или если сам ИП принимает оплату от покупателей), то Кассовую книгу, РКО и ПКО вести необязательно. Однако, ИП нужно вести другой документ — Книгу учета доходов и расходов.

Основной источник данных для заполнения РКО, ПКО и Книги учета доходов и расходов ИП — это отчет об окончании смены, который формируется на онлайн-кассе (как и обычный чек, он распечатывается на чековом принтере). Таким образом, отчет используется в качестве первичного учетного документа.

При этом, существует правило, по которому на каждую группу фискальных операций, объединенных определенным реквизитом «признак расчета» либо «признак способа расчета» должен составляться отдельный ПКО. То есть, на авансовые платежи составляется один ордер, а на те, что совершены в рамках обычной оплаты товара с его немедленным отпуском — другой ордер.

Отметим также, что если товар возвращается покупателем, то нет необходимости оформлять РКО. Вместо этого следует составить приходно-кассовый ордер на сумму, уменьшенную на величину стоимости возвращенного товара. Как вариант — нулевой ордер (при необходимости дополненный бухгалтерской справкой с пояснениями по поводу его составления).

Рассмотрим теперь еще один нюанс работы кассира — реагирование на сложные ситуации, которые могут возникать при работе с кассами.

Как работать кассиру с онлайн-кассой в сложных ситуациях

Речь может идти о таких ситуациях как:

1. Отключение электричества.

В случае, если касса работает без аккумулятора (и нет возможности использовать источник бесперебойного питания), то ее, очевидно, нельзя будет применить в целях фискализации принятых от покупателей сумм.

Торговлю в этом случае придется приостановить — поскольку прием денежных средств от покупателей без последующей фискализации принятой суммы является административным нарушением и приводит к крупным штрафам.

Однако, если есть достоверные данные о том, что электричество отключили надолго, а покупателям товары из магазина очень нужны (например, если это продукты питания первой необходимости), то в крайнем случае можно попробовать осуществить их отпуск без пробития чеков — с выдачей покупателям документов, заменяющих чеки (например, это могут быть товарные чеки или бланки строгой отчетности). Но впоследствии нужно обязательно:

• пробить выручку с помощью знакомых нам чеков коррекции;
• уведомить ФНС о вынужденном неприменении онлайн-касс вследствие длительного отключения электричества (с приложением справки или иного документа из Энергосбыта о том, что был сбой в электроснабжении).

Однако, данный способ «легализации» продаж при отключенной онлайн-кассе лишь снижает (пусть и значительно) вероятность штрафа, но никак не сводит ее к нулю. Все зависит от позиции конкретной налоговой инспекции. Не исключено, что владельцу магазина придется доказывать свою правоту через суд.

Это — самая незначительная проблема. Онлайн-касса может полноценно функционировать без постоянного подключения к интернету. Главное — обеспечивать передачу фискальных данных в ОФД не реже, чем 1 раз в 30 дней.

Но если этого не делать, то фискальный накопитель заблокируется при просрочке выполнения данного обязательства.

1. Отказ кассового оборудования (например, в ней программный сбой, она повреждена, на нее что-то пролили и т.д.).

Кассу, которая отказывается работать, очевидно, использовать нельзя. Ее неприменение — хоть и вынужденное, образует то же самое административное нарушение, что и неприменение кассы при отключении электричества. Поэтому, в общем случае рекомендация одна — прекратить торговлю.

Но бывают и нестандартные ситуации. Например, массовый технический сбой в работе ККТ определенного производителя как это случилось 17.12.2017 года.

И здесь, однако, у продавцов есть способ реагирования на ситуацию с наименьшими издержками — аналогичный, по сути, тому, который рассмотрен выше в сценарии с отключением электричества.

Можно продолжить торговлю без пробития чеков (опционально — с выдачей покупателям БСО или товарных чеков в целях подтверждения покупки), а затем:

• фискализировать принятые суммы с помощью чеков коррекции;
• если произошел массовый технический сбой в работе ККТ определенного производителя, запросить у такого производителя ККТ документацию, подтверждающую возникновение массового сбоя в кассовом оборудовании (и удостоверяющую тот факт, что вины магазина в этом нет);
• направить в ФНС все доступные сведения по возникшей ситуации.

Видео — репортаж о массовом техническом сбое в работе онлайн-касс 17.12.2017 г.:

Но этот способ применим, если касса отказалась работать по причинам, не зависящим прямо от торгового предприятия. Если ККТ вышла из строя из-за того, что на нее что-то пролили или уронили — рассмотренная нами схема, скорее всего, не сработает.

Особый случай — выход кассы из строя при форс-мажоре.

Здесь возможны сценарии и с отключением электричества, и с поломкой кассового оборудования и, не исключено, с долговременным отключением интернета — вследствие разрушительного воздействия факторов природного или техногенного характера. Кассу может смыть дождевой волной, на нее может упасть какой-то тяжелый предмет при сильном порыве ветра.

В этом случае торговлю по закону нужно прекращать, но об этом в здравом уме никто задумываться не будет. Магазин должен быть готов незамедлительно снабдить нуждающихся товарами первой необходимости — с чеками или без. И ФНС, скорее всего, даже и не попытается затребовать от хозяйствующего субъекта каких-либо разъяснений по поводу неиспользования онлайн-касс.

Видео — как пользоваться онлайн-кассой ЭКР 2102К-Ф:

Источник: https://onlain-kassy.ru/ispolzovanie/kak/rabotat-s-onlajn-kassoj.html

Работа с кассовым аппаратом — пошаговые действия

Получать доход от продажи товаров и услуг можно, даже не зная, что такое чистая приведённая стоимость проекта и как рассчитывается рентабельность: всё, что требуется от предпринимателя, — качественная продукция и корректное обращение с покупателями.

Коммерческая деятельность в настоящее время осуществляется при помощи контрольно-кассовой техники, или ККТ; это могут быть как обычные, так и онлайн-кассы.

Как показала статистика, наличие кассового аппарата само по себе позволяет поднять продажи в розничном магазине. Главное — научить ответственных сотрудников пользоваться кассой и обеспечить бесперебойную работу оборудования. Помогут в этом приведённая ниже пошаговая инструкция и несколько видеоуроков в заключительном разделе.

Кто может работать с ККТ?

Работать с контрольно-кассовым аппаратом, вне зависимости от того, планируется торговать в маленьком городе или в одной из столиц, может сотрудник, отвечающий следующим требованиям:

1. Он знает Типовые правила эксплуатации касс, утверждённые Письмом Министерства финансов №104 от 30 августа 1993 года. К настоящему времени приведённые в нём нормы сильно устарели и (в отдельных случаях) не имеют связи с действительностью. Однако в целом они составлены разумно и доходчиво; чтобы найти баланс между Типовыми правилами и работой с современным кассовым аппаратом, владелец или директор магазина может на их основе составить собственную инструкцию. Руководствоваться следует простым принципом: действия сотрудника не должны быть чрезмерно запутанными и отнимающими много времени: чем быстрее он обслужит каждого покупателя, тем лучше.
2. Он заключил с владельцем торговой точки соглашение о материальной ответственности. Составить документ не сложнее, чем узнать о дебете и кредите; основное требование к нему, прямо прописанное в статье 244 Трудового кодекса, — достижение работником совершеннолетнего возраста. Предпринимателю крайне рекомендуется подписывать документ одновременно с трудовым договором: если продавец уже приступил к исполнению обязанностей, он имеет полное право отказаться от заключения соглашения, тем более если об этом условии не было упомянуто в контракте. Включать пункт о материальной ответственности в тело договора можно, но не рекомендуется: на суде большую юридическую силу будет иметь отдельное соглашение. Пока документ не подписан, сотрудник может отвечать лишь частично — в размере, не превосходящем месячный заработок. Само собой разумеется, индивидуальному предпринимателю, не привлекающему к работе третьих лиц, никакого соглашения не требуется.
3. Он изучил инструкцию к кассовому аппарату используемой модели, хорошо знает порядок действий, понимает, как следует поступить в случае ошибки или выхода кассы из строя, и сдал небольшой производственный экзамен. На практике процесс обучения не так долог и по сложности не превосходит вычисления налогов ИП; рисковать, сразу отправляя новичка к покупателям, не стоит даже при недостатке в магазине рабочих рук.

Работать с кассовым аппаратом может продавец, достигший 18 лет

Совет: полезно будет распечатать небольшие памятки по работе с контрольно-кассовой техникой и разместить их на рабочем месте каждого кассира. Ситуации случаются самые разные, а человеку свойственно уставать; вовремя полученная подсказка поможет избежать очередной ошибки и связанных с ней формальностей.

Основные обязанности кассира

Должностные обязанности кассира в полном объёме перечисляются в трудовом договоре и (или) инструкции; к основным, одинаковым у всех работодателей, относятся:

• приём денег и расчёт клиентов;
• при пользовании наличными деньгами — оперативная выдача сдачи в полном размере;
• при пользовании системами безналичного расчёта — обеспечение сохранности пластиковой карты на момент проведения операции;
• решение с покупателями вопросов о возврате продукции и (или) денег;
• сдача инкассации;
• контроль рабочего места: недопущение присутствия возле кассы посторонних, в том числе не исполняющих свои обязанности сотрудников, своевременное обслуживание контрольно-кассовой техники и так далее;
• открытие, закрытие смены и фиксирование выручки.

Совет: чтобы избежать двусмысленных ситуаций, не помешает создать для кассиров список недопустимых действий, в частности — вскрытия корпуса кассового аппарата, обработки его агрессивными химическими веществами, оставления кассы без надзора и т.д. Такой перечень может содержаться в трудовом договоре или должностной инструкции; рекомендуется также распечатать его для каждого рабочего места — в составе ранее упомянутой памятки или как отдельный документ.

Как работать с кассовым аппаратом — пошаговые действия

Прежде чем приступить к алгоритму действий, следует вкратце рассмотреть конструкцию контрольно-кассовой техники. Независимо от фирмы-производителя и модели каждый аппарат включает:

Источник: https://uvolsya.ru/raznoe/kak-rabotat-s-kassovym-apparatom/