Как организовать выставку: 10 подробных шагов

В детстве я любила рисовать, но никогда не думала, что это станет моей работой. По первому высшему образованию я горный инженер.

Но так сложились обстоятельства и судьба, что к 30 годам стала увлекаться живописью и в дальнейшем это перешло в мою профессиональную жизнь. Сейчас это вторая карьера, которую очень люблю, и я планирую развиваться в ней дальше.

Накопленный опыт помогает мне самостоятельно организовывать и проводить профессиональные выставки. Этим опытом хочу поделиться с вами.

Главный совет начинающим художникам: не бойтесь выставлять свои работы. Уверена, следуя дальнейшему плану, вы осуществите свою мечту и проведёте первую выставку.

Как рассказать о себе

Составьте резюме

Включите в него информацию о месте учёбы, о выставках с указанием времени, места, названия. Наверняка вы участвовали в групповых мероприятиях. Постоянно обновляйте резюме, добавляйте новые события, связанные с искусством, и удаляйте менее важные. Также напишите о стажировках, мастер-классах, премиях, наградах, если они есть. Добавьте ваше фото.

Напишите биографию

Коротко расскажите о себе. Буквально на полстраницы: напишите о том, кто вы, где родились, где учились. Вероятно, некоторые ваши работы находятся в частных коллекциях (даже если вы их дарили) и, возможно, в разных городах России или за рубежом. Добавьте и эту информацию.

Подготовьте буклет

Необязательный пункт, но позволяет ярко и красочно представить информацию о вас. Разместите ваше фото, фотографию одной или нескольких картин. Добавьте краткие сведения о себе, о том, что пишете, контакты, упомяните свой сайт или страницы в соцсетях. Неплохой вариант — двусторонняя листовка формата А5. Более информативная, чем визитка, к тому же недорогая.

Как организовать выставку: 10 подробных шагов

Заведите страницы в соцсетях

Если они есть, почаще выставляйте фото картин. Очень интересны кадры в процессе написания, на пленэре, снимки картин в интерьере. Попросите, чтобы вас сфотографировали за работой. Снимайте короткие видео.

Как создать крутой видеопост для соцсетей →

Зарегистрируйтесь на порталах для художников

Возможно, кто-то из других посетителей захочет приобрести ваши работы. Главный плюс таких сайтов — когда ваше имя будут вводить в поисковых системах, ваши картины будут среди первых ссылок в выдаче. Для размещения работ можно использовать эти сайты:

Как подготовить работы к выставке

Оформите картины

Картины нужно оформить в багеты, для акварелей лучше добавить паспарту. Не забудьте про крепления. В последнее время я перешла на холсты с галерейной натяжкой, толщиной 4 см.

Как организовать выставку: 10 подробных шаговПри галерейной натяжке края изображения заходят на торцы подрамника и оформление в багет не требуется

Убиваю несколько зайцев сразу: экономлю на оформлении (багеты стоят недёшево) и облегчаю транспортировку картин.

Рамы тяжёлые и хрупкие, их легко повредить, необходимо защищать углы специальными уголками, а если перевозим на самолёте, то считаем каждый килограмм.

А холсты с галерейной натяжкой легче и удобнее для транспортировки и упаковки. Кроме того, в современных интерьерах такие работы стильно смотрятся.

Поставьте подписи

Обязательно ставьте подпись на лицевой стороне работы. С оборотной укажите фамилию, имя, название работы, размер картины (пишется сначала высота, потом ширина), материал (например «холст/масло» или «акварель/бумага»), год. Подписывать можно углём, потом обязательно закрепите специальным спреем или лаком для волос, чтобы он не осыпался.

Как организовать выставку: 10 подробных шагов

Сфотографируйте картины

Лучше всего провести профессиональную съёмку. Фото хорошего качества сможете использовать для каталога, альбома, буклетов, принтов (создания копий) или при печати на одежде и аксессуарах.

Но такая съёмка стоит дорого, поэтому поначалу можно фотографировать и самостоятельно. Для съёмки работу лучше вынести на улицу и снять в тени. Потом обрезать лишнее и обработать в фоторедакторе. Следите, чтобы цвета на фото соответствовали реальным цветам на картине.

7 советов для фотографов, которые превратят новичка в профессионала →

Для хранения фото картин заведите отдельную папку на рабочем столе. Снимки можно предварительно разобрать по коллекциям — так вы сможете всегда быстро найти нужные. Для фотографий картин в интерьерах также заведите отдельную папку, как и для снимков с пленэров и своих фото за мольбертом.

Составьте список работ

Составьте список всех ваших картин в виде таблицы. Можно рассортировать по коллекциям или годам. Так вы сами поймёте, сколько у вас картин, и наведёте порядок.

В таблице укажите номер, название картины, год, размер, материал, при необходимости — стоимость, приложите фото. Я добавляю пометки к картинам, когда они проданы или размещены в коллекции.

Обязательно отмечайте картины, которые отдаёте на выставку или куда-то ещё.

Как организовать выставку: 10 подробных шагов

Что ещё нужно учесть при подготовке к выставке

Название

Придумайте название выставки в соответствии со стилистикой и темой картин. Отберите работы согласно концепции, чтобы вместе они смотрелись хорошо и логично. Составьте отдельный список по принципу, описанному выше, только включите в него те картины, которые хотите продемонстрировать на данной выставке. Напишите о том, как пришла идея написания картин, историю о коллекции.

Выбор площадки

Существует много возможностей выставиться бесплатно: выставочные залы, галереи, бизнес-центры, библиотеки. Задавайте вопросы по почте или телефону, заходите и знакомьтесь лично, спрашивайте, могут ли сотрудники разместить ваши работы или порекомендовать, к кому лучше обратиться. Показывайте свои картины.

Если вы в Москве, можно обратиться к руководителю проекта «Искусство на природе» Валерию Сенкевичу или в Izo Art Gallery в БЦ «Романов двор» — за небольшие деньги сможете поучаствовать в групповой или персональной выставке.

Упаковка и доставка картин

Позаботьтесь об упаковке заранее. Конечно, всё зависит от того, куда и как вы собираетесь перевозить картины.

  • Если работы оформлены в багет, защищайте углы — небольшой скол на раме может испортить весь вид.
  • Если доставляете на машине и не очень далеко, слоя пластиковой плёнки и пузырчатой упаковки будет достаточно.
  • Если перевозите на дальние расстояния, транспортные компании предлагают добавить картонную упаковку или жёсткую обрешётку.
  • При перевозке картин за границу не забудьте оформить разрешение на вывоз. В Москве этим занимается Коллегия экспертов по культурным ценностям. Стоимость для художников — 500 рублей за картину, но иногда есть возможность схитрить. Работы из одной серии можно оформить как диптих или триптих и заплатить как за одну картину.

Расположение картин

Заранее продумайте, как будут висеть ваши работы. От пола до центра картины должно быть 140–150 см. Проверьте освещение. Лучше всего использовать точечные направленные светильники. Если будете выставляться в галерее, с развешиванием вам обязательно помогут.

Пресс-релиз

Первый пресс-релиз мне помогали делать специалисты. В тексте должно быть название выставки, краткая информация о вас, о том, что будет представлено, указан адрес, продолжительность, дата открытия, телефон для связи. Дальнейшие пресс-релизы можно делать самостоятельно на примере первого.

По ссылкам — пресс-релизы для выставок «Природа гармонии» и «Проектируя эмоции».

Приглашения

Оформите приглашения на открытие выставки. Укажите название, адрес, время, номер телефона, какие ещё планируются мероприятия (я часто приглашаю друзей-певцов для выступления). И рассылайте! Это очень приятно.

Я заранее готовлю список тех, кого хочу пригласить, и отмечаю, кто согласился прийти, а кто нет. Так вы сможете приблизительно посчитать число гостей, чтобы определиться с количеством напитков и закусок для фуршета.

Как организовать выставку: 10 подробных шагов

Фотограф

Обязательно пригласите профессионального фотографа. Снимки с выставки сможете разместить на страницах в соцсетях и отправить гостям и друзьям. Такие фото напомнят о вас и вашем мероприятии.

Съёмка видео

Хорошее дополнение к вашему портфолио, хотя необязательное. Если всё-таки решите сделать фильм об открытии выставки, заранее обсудите с оператором, что вы хотите в нём увидеть, какие крупные планы вам важны, интервью с какими людьми. В общем, напишите сценарий вашего вечера и фильма. Когда будете подавать заявку на следующую выставку, не забудьте прикрепить ссылку на него.

Ваш образ

Продумайте свой внешний вид в соответствии с концепцией выставки и местом её проведения. При необходимости обратитесь к стилисту, который позаботится о причёске и макияже. Такие детали помогут вам создать цельный образ, который точно запомнится гостям и будет ещё долго радовать вас на фотографиях.

Вступительная речь и общение с гостями

Поприветствуйте гостей, кратко расскажите о картинах. Не забудьте поблагодарить людей, которые к вам пришли. Уделите внимание каждому гостю, ходите по залу, знакомьтесь, общайтесь, узнавайте, откуда человек узнал о вашем мероприятии. И обязательно наслаждайтесь вашим вечером!

Фуршет

Конечно, можно обойтись без него, но обычно гости приходят на мероприятие после работы, и стакан воды или бокал шампанского не помешает. Всё зависит от вашего бюджета, можно добавить выпечку и закуски. Гости оценят такие знаки внимания.

Закрытие

Проводится по желанию. Можно пригласить тех, кто не попал на открытие.

Конечно, организация первой выставки — волнительное и непростое мероприятие, но вместе с тем это выход на новый уровень профессионального развития.

Подумайте, где бы вы хотели видеть свои картины, рассказывайте о своих планах друзьям, спрашивайте совета у людей, связанных с искусством, отправляйте резюме. В общем, стучитесь во все двери и показывайте своё творчество.

И тогда первая выставка станет началом череды увлекательных мероприятий, которые откроют новые грани вашего таланта и подарят много удивительных знакомств и открытий. Удачи вам!

Читайте также

Источник: https://Lifehacker.ru/kak-organizovat-pervuyu-vystavku/

Как организовать выставку

Как организовать выставку: 10 подробных шагов — https://congress.events/
Как организовать выставку — зачем она нужна + 10 шагов для организации + 4 распространенные ошибки.

Существует множество маркетинговых инструментов по продвижению товаров и услуг — организация выставок и конференций

  • Учесть каждый, а тем более использовать за один раз довольно сложно, да и не всегда нужно.
  • Но есть один способ коммуникации, который совмещает в себе сразу несколько инструментов продвижения — научные мероприятия
  • И это привычные для многих выставки.
  • Несмотря на то, что уже многие предприниматели успели оценить эффект от их проведения, некоторые все еще боятся участвовать в подобного рода мероприятиях.
  • И в первую очередь это связано с незнанием и непониманием организации всего процесса.
  • Если вы хотите знать, как организовать выставку и получить от нее максимальный результат, то продолжайте читать эту статью.
  • Что такое выставка и зачем она нужна?
  • Выставка — это одна из ключевых маркетинговых коммуникаций, включающая в себя множество способов продвижения, которые проводятся в одно время:
  • презентация товара или услуги;
    дегустация (при необходимости);
    сэмплинг;
    конкурсы.
  • Что в итоге получает предприниматель, решившись принять участие в выставке:
  • общение с потенциальными покупателями или клиентами;
    изучение конкурентов и сравнение себя с ними;
    формирование позитивного имиджа своей компании;
    получение новых заказов и переговоры о заключении будущих договоров на поставки.
  • Таким образом, принимая участие в подобного рода мероприятиях, предприятие получает уникальную возможность не просто изучить возможный рынок сбыта, и показать себя в лучшем свете, но и сразу по итогам работы провести работу над ошибками — улучшить качество товаров, нанять более квалифицированный персонал, заняться более активной рекламой.
  • Самые популярные франшизы: 9 рекомендуемых компаний
  • Преимущества и недостатки выставки
  • Выставка — это довольно специфический маркетинговый инструмент, который имеет свои преимущества и недостатки.
  • Начнем с приятных моментов:
  • организаторы используют только качественную и масштабную рекламу;
    на выставку по большей части приходит действительно заинтересованная аудитория;
    участие в таком мероприятии дает возможность предпринимателю установить новые связи с местными органами власти, другими предприятиями, которые могут быть поставщиками сырья, рекламными компаниями;
    поддержание имиджа своего предприятия.
  • Но на ряду с преимуществами, есть и недостатки:
  • высокая стоимость участия;
    длительное время подготовки;
    дорогое оформление выставочного стенда;
    человеческий фактор (на выставку стоит отправлять только проверенных и подготовленных сотрудников маркетингового отдела).
  • Как организовать выставку: пошаговый процесс
Читайте также:  Как выращивать раков для продажи: развитие бизнеса с нуля

Чтобы организовать выставку, необходимо проделать много работы. Западные аналитики утверждают, что на подготовку стоит тратить около одного года, наши соотечественники сходятся во мнении, что полугода будет вполне достаточно.

  1. Сам процесс по участию в выставке будет состоять из нескольких этапов.
  2. Вот основные из них:
  3. Выбор подходящей выставки
    Составление плана действий
    Выбор и подготовка сотрудников, которые будут презентовать товар
    Планирование бюджета
    Выбор образцов
    Разработка раздаточного материала
    Оформление выставочного центра
    Монтажные работы
    Непосредственное участие
    Подведение итогов
  4. На каждом из этапов остановимся подробнее.
  5. Выбор выставки и подача заявки на участие
  6. Маркетинговый отдел предприятия должен постоянно искать и изучать информацию о том, где, когда и какие выставки будут организованы.
  7. Если вы новичок в подобных мероприятиях, то, в первую очередь, обратите внимание на специализированные выставки, которые проводятся в вашем регионе.
  8. Если в ближайшие полгода нет ничего подходящего, то тогда стоит рассмотреть вариант экспозиций, на которых себя могут проявить производители различных групп товаров.
  9. На что необходимо обратить внимание при выборе выставки:
  10. тематика;
    количество участников;
    целевая аудитория;
    способы продвижения выставки;
    требования к выставочным стендам участников;
    стоимость участия.
  11. Подача заявки и осуществление оплаты за участие зависит от масштаба ее проведения:
  12. на региональном уровне — необходимо обратиться прямо к организатору;
    на федеральном — найти посредников.
  13. Также заранее подготовьте все необходимые документы, так как некоторые экспоцентры предъявляют жесткие требования и проводят тщательный отбор предприятий-участников.
  14. Как запатентовать название: пошаговая инструкция
  15. Планирование выставки
  16. oformlenie-vystavochnogo-stenda Организовать выставку не получится без тщательного планирования.
  17. В первую очередь, вы должны составить календарный план действий, рассчитать бюджет, чтобы понять сколько денег вы готовы вложить в такой способ рекламы, и подготовить сотрудников.
  18. Также на этом этапе необходимо определиться с основными целями участия в таком мероприятии и сфокусироваться на них.
  19. Стратегическими заданиями будут:
  20. увеличение объем продаж;
    привлечение новых покупателей;
    исследование рынка;
    оценка деятельности конкурентов и изучение их целевой аудитории;
    поиск новых связей;
    ведение предварительных переговоров с потенциальными клиентами.
  21. Тактические задания заключаются в следующем:
  22. определение размеров стенда;
    выбор образцов;
    оформление выставочного стенда;
    поиск подходящего места под установку стенда в экспоцентре.
  23. Подбор сотрудников, которые будут работать на выставке

Если директор или владелец бизнеса заинтересован в его развитии, то его присутствие на выставке является обязательным.
Во-первых, можно воочию увидеть потенциальный рынок сбыта, во-вторых, завести деловые знакомства.

  • Что касается, персонала, который должен непосредственно отвечать за то, чтобы организовать выставку, то он будет относиться к отделу сбыта или маркетинга.
  • На выставку стоит отправлять специалистов своего дела, которые:
  • «от» и «до» знают выбранные товары,
    обладают хорошими коммуникативными навыками;
    смогут продать товар и описать его положительные характеристики.
  • Также у стенда должны быть начальник производства, начальник отдела маркетинга или сбыта.
  • Что такое воронка продаж: как ее построить?
  • Планирование бюджета
  • В бюджет организации выставки должны входить такие статьи расходов:
  • взнос за участие и аренду места в экспоцентре;
    стоимость выставочного стенда (оформление, транспортировка, монтаж);
    стоимость образцов;
    подготовка раздаточного материала;
    расходы поездку и проживание сотрудников;
    расходы на форс-мажор.
  • Выбор образцов товара
  • В качестве образцов необходимо использовать те же товары, что поступают в продажу.
  • К ним нужно добавить рекламные проспекты.
  • Любой, кто подойдет к стенду предприятия, должен иметь возможность попробовать товар.
  • Также приготовьте несколько единиц, которые вы сможете отдать потенциальным клиентам.
  • На проспекте обязательно оставьте полную информацию о товаре и контактные данные компании.
  • Подготовка раздаточного материала
  • organizovat-vystavku Раздаточный материал должен быть представлен в виде:
  • листовок с информацией о компании и выпускаемых ею товарах;
    прайс-листа;
    полноценного каталога.
  • Стоит отметить, что расходы на типографию будут довольно большими, поэтому не спешите с легкостью прощаться с раздаточными материалами.
  • Рядом со стендом разместите стопку листовок, а вот прайс и каталог нужно приберечь для тех, кто действительно заинтересовался продукцией предприятия.
  • Оформление выставочного стенда
  • Самым ответственным этапом в организации выставки является оформление выставочного стенда.
  • От того, как будет представлен товар, зависит успех и эффект от участия в таком мероприятии.
  • Чтобы донести посетителям всю необходимую информацию, воспользуйтесь рекомендациями по оформлению стенда для выставки, касающимися таких моментов:
  • Название и логотип.
  • Они должны быть видны и сразу бросаться в глаза.
  • Поэтому обязательно разместите их на стенде.
  • Не нужно заставлять людей гадать, а что же это за предприятие в правом углу.
  • Также можете разработать какой-то клиентоориентированый слоган, который сразу привлечет внимание посетителей.
  • Товар.
  • Он должен быть в центре внимания.
  • Поэтому избегайте яркого дизайна стенда, на котором может затеряться товар.
  • Также его стоит разместить таким образом, чтобы любой человек мог подойти к нему с любой стороны.
  • Место в зале.
  • Чем раньше вы подадите заявку на участие в выставке, тем выше ваши шансы арендовать удачное место.
  • Самым удачным является размещение стенда:
  • справа от входа;
    в центре зала;
    в углах зала.
  • Размер стенда.

Стенд должен занимать треть арендованного места, остальное пространство принадлежит сотрудникам из расчета 1,5-2 кв. м. на одного человека.

  1. Как правило, достаточно 5 секунд, чтобы человек зацепился взглядом за определенный стенд и принял решение к нему подойти.
  2. Нужно знать несколько «фишек», которые помогут в этот деле.
  3. Итак, как оформить выставочный стенд, чтобы он наверняка привлек внимание:
  4. стенд может быть необычной формы с ярким, но при этом ненавязчивым дизайном;
    можно добавить бегущую строку, воспроизвести видео на экране с демонстрацией товара в действии, поставить движущиеся предметы, которые косвенно связаны с деятельностью компании;
  5. обязательно нужно предоставить текстовую информацию на самом стенде и следить, чтобы стойка с раздаточным материалом не была пустой.
  6. Но важно, чтобы у посетителей все же остались вопросы, на которые смогут ответить представители компании;

если условиями организаторов выставки предусмотрена сдача в аренду больших площадей, то не поскупитесь и организуйте «остров» со столиком и стульями.
Постарайтесь задать своему стенду определенный стиль, пусть он будет лаконичным и не перегруженным множеством предметов и лишним текстом.

  • Любой предпочтет испытать товар в реальных условиях, чем всего лишь его увидеть на фото или прочитать о нем кучу информации.
  • Монтажные работы по установке стенда в выставочном зале
  • vystavka О доставке выставочного стенда необходимо подготовиться заранее: выбрать службу доставки и провести полный инструктаж работников.
  • Для осуществления монтажа и демонтажа нужно установить четкие сроки: по одному дню.
  • Если давать работником расслабиться, то можно увеличить расходы.
  • В дни проведения мероприятия необходимо следить за чистотой стенда и его наполнением.
  • Участие в выставке и подведение итогов
  • Ну вот все этапы, как организовать выставку пройдены, осталось только в ней поучаствовать.
  • И здесь уже все зависит от работников, которые будут проводить презентацию.

У стенда всегда должны быть люди, к которым смогут обратиться посетители.
В первую очередь, стоит уделить внимание оптовым покупателям, а затем уже розничным.
Потенциальным клиентам предлагается заполнить анкету, после чего ему предоставляется каталог с полным ассортиментом товаров и прайсом.

  1. Заполненные анкеты и послужат основой для подведения итогов выставки.
  2. По ним же можно отследить, сколько покупателей действительно заинтересовалось товарами компании.
  3. После этого можно проводить работу над ошибками, а также оценить сильные и слабые стороны проведенной работы.
  4. Еще несколько советов, как провести выставку, собраны в видеоролике:
  5. Основные ошибки при проведении выставки
  6. «Не веря в товар, я верю рекламе, которая пытается заставить меня в него поверить.»
    Жан Бодрийар
  7. Многие не до конца понимают, что значить организовать выставку, из-за чего и возникает много вопросов, незнание ответов на которые приводит к отрицательным результатам.
  8. Выставка — это только работа у стенда.
  9. Это не так.
  10. Это совокупность последовательных действий, которые и приведут к успеху.
  11. Важно ответственно подходить к каждому этапу организации — подготовке, непосредственно участию и подведению итогов.
  12. Участие в выставке только ради участия.
  13. Руководство предприятия должно четко поставить цели, которых необходимо добиться от участия.
  14. Основное внимание должно быть приковано к стенду.
  15. Даже самый красивый и привлекающий внимание стенд не спасет, если сотрудники не будут подготовленными и не смогут общаться с клиентами.
  16. Выставка закончилась, и на этом все.
  17. Ничего не закончилось, пока не проведен полный анализ полученных данных, и не проведена работа над ошибками.
  18. Ведь какой был смысл тратить столько времени и денег, чтобы потом не принять во внимание полученную информацию.
  19. Если вы готовы выходить на новый уровень продвижения своего бизнеса, то обязательно изучите любую информацию, касающуюся вопроса, как организовать выставку.
  20. Это действительно очень выгодный и эффективный способ заявить о себе.
  21. Но без знания определенных моментов вряд ли удастся получить «выхлоп» от проделанной работы и потраченных средств.
  • Как организовать выставку: 10 подробных шагов
  • Как организовать выставку: 10 подробных шагов
  • Как организовать выставку: 10 подробных шагов
  • Как организовать выставку: 10 подробных шагов
  • Как организовать выставку: 10 подробных шагов

Источник: http://justgamez.net/kak-organizovat-vystavku/

Как организовать выставку правильно

9 августа 2017 г.

Вы все уже слышали о выставках, а некоторые из них посещаете для развития вашего бизнеса. И, конечно же, уже слышали о так называемом inbound маркетинге или входящем маркетинге, – типе маркетинга, где вместо рекламы вы делаете полезный контент, который дает аудитории ответы на вопросы и совпадает с ее интересам.

Как он меняется со временем и насколько важен для бизнеса? Попробуем разобраться. Подготовка к выставке может начаться уже за полгода и включать в себя важное стратегическое планирование. Важно понимать, что посещение выставки и участие в выставке – два процесса, разных по подготовке.

Маркетинг в сфере торговли требует определения цели и смысла, вкладываемого в сценарии для обоих процессов, поэтому и подход к подготовке должен отличаться.

Ваша маркетинговая стратегия и кампании должны помочь вашему бизнесу достичь определённых целей. Выставки предоставляют возможность генерировать качественные лиды, развивать узнаваемость бренда, повышать рентабельность инвестиций в эти события и соответствовать индивидуальным целям компании.

Как организовать выставку: 10 подробных шагов

В чём различие между участием в выставке и её посещением? Представьте: вы либо организуете вечеринку, либо приходите в качестве гостя: в обоих случаях нужна подготовка. При организации вы приглашаете гостей, составляете меню, готовите место встречи, ориентируясь на потребности людей.

Когда вы идёте на вечеринку гостем, то непременно продумываете свой внешний вид, своё поведение и что будете делать на мероприятии. То же касается организации выставки и участия в ней. Когда вы посещаете выставку, организованную другой компанией, вы являетесь гостем, как и ваши потенциальные партнёры и клиенты.

Когда вы проводите выставку или владеете стендом, ваша компания несёт ответственность за коммуникации и привлечение партнёров. И то, и другое является отличным способом привлечения новых клиентов и их подготовки через вашу маркетинговую стратегию. Важно просить сотрудников вашей компании о помощи в реализации вашей стратегии.

Читайте также:  Бизнес план мини пекарни: анализ и подробные расчеты

Отдел продаж может привнести идеи, которые были упущены отделом маркетинга – так вы получите новые инструменты для развития.

Подумайте и о том, кто заинтересован в участии в выставке. Кто должен представлять вашу компанию? Что должны транслировать и показывать эти люди? Поощряйте совместное планирование этих деталей – вместе отделы могут сгенерировать содержательную презентацию.

Как организовать выставку: 10 подробных шагов

Когда вы организуете выставку, подумайте, кого бы вы хотели видеть участниками, что вы хотите дать участникам.

Наконец, убедитесь, что решение об участии в выставке принимается сообща. Выставки и в Москве, и в небольших российских городах требуют значительных финансовых вливаний, поэтому всем сотрудникам полезно знать, почему выставка – хорошее бизнес-решение.

Организация выставки предполагает, что вы будете продавать мероприятие и вдохновлять людей посетить его или представить стенд. Поэтому ваша стратегия должна включать следующие моменты:

  • совместное обсуждение целей с командой;
  • подтверждение контактов тех, кто изъявил желание участвовать в выставке;
  • предварительную e-mail рассылку
  • тестирование;
  • e-mail рассылку во время мероприятия;
  • рассылку после выставки.

Часть этих задач можно и вовсе возложить на планнеры. ExpoPlanner от Protoplan отлично справится с подготовкой выставки любого масштаба. Запланировать рассылку и настроить уведомления, чтобы ничего не забыть – то, что нужно, когда задач по организации участия становится много.

Если вы являетесь участником выставки, то задач становится меньше, но они являются важными: Как организовать выставку: 10 подробных шагов Обсуждение целей участия и определение целевой аудитории;

  • Сбор лидов на выставке;
  • Сегментирование собранных контактов;
  • e-mail рассылка новым потенциальным клиентам.

Что делать со следующей выставкой?

Как организовать выставку: 10 подробных шагов

Торговые выставки стали частью бизнес-мира с момента их создания в Средневековой Европе, а «отцом» нынешних выставок стала «Великая выставка», прошедшая 1 мая 1851 года. Выставки обладают богатым прошлым и интригующим будущим. Международные выставки показывают тренды и обязательны для тех, кто хочет вести свой бизнес в соответствии с последними тенденциями.

Знание практической разницы между посещением выставки и участием в выставке означает, что Вы и ваша компания можете выгодно отличаться, применяя лучшие стратегии «входящего» маркетинга.

Не забудьте при подготовке к следующей выставке заранее назначить планирование, определить цели и посоветоваться со своей командой, а продукты компании Protoplan станут вашими надежными помощниками и позволят сэкономить и силы, и деньги!

Источник: https://ProtoPlan.pro/ru/blog/kak-organizovat-vystavku-pravilno

Бизнес-план выставки: этапы запуска компании, образец

Добавлено в закладки: 0

Как организовать выставку: 10 подробных шагов

Если брать выставки основой для бизнеса, можно открыть широкие возможности. Сама выставка всегда привносит элемент праздника, а если еще достигается поставленная цель в ее проведении и покупатель доволен, праздник чувствуется вдвойне, тем более, что средства и хлопоты будут окупаться.

Но выставка – это и огромный труд, где много составляющих, которые нужно пройти для достижения полного ее успеха. Главная задача, которую решает любая выставка – воспитание вкуса потребителей: будь-то художественная выставка, или выставка промышленных товаров, или выставка сельхозпродуктов.

Регистрация предприятия и помещение

Выставочный бизнес необходимо регистрировать как  “Общество с Ограниченной Ответственностью” . В налоговой службе нужно встать на учет и оформить разрешительные документы на оказание выставочных услуг.

Чтобы не было проблем с проведением выставок, необходимо правильно выбрать помещение площадью 2500 м2 под аренду, которое может дать возможность получения реального дохода.

С учетом специфики бизнеса, арендовать помещение под офис нет необходимости, но нужно будет еще и техническое помещение – под склад, в котором будут храниться необходимые приспособления для обустройства выставок (стенды, штативы, полки).

Персонал

Количество персонала зависит от  вида проводимых выставок, и включает в себя следующие категории работников:

  • рабочие для монтирования стендов – 5 чел.;
  • администраторы – 1-2 чел. на выставку (занимаются организационными вопросами в проведении выставки).

Оплата работников сдельная. Можно нанять студентов художественных вузов – это будет хорошая практика и такие работки, как правило, не берут слишком большой оплаты за свои услуги.

Начальный этап

Как любой другой бизнес, выставочный бизнес также начинается с анализа рынка: определения уровня популярности тех или иных видов товаров и услуг, в которых нуждаются определенные слои населения.

На основе выбранной информации создаются базы предприятий, которые заинтересованы в тех или иных товарах или услугах, с указанием в них всей контактной информации, а затем составляются приглашения с целью организации выставки этих товаров или услуг. Приглашения рассылаются с использованием:

  • рассылки СМС;
  •  е-mail;
  •  скайпа;
  • по почте;
  • или по телефону.

Похожие услуги, кстати, предоставляют фирмы по информационно-маркетинговому обеспечению.

Виды выставок

Как организовать выставку: 10 подробных шагов

Чтобы организовать выставку-презентацию, можно начать тесное и плодотворное сотрудничество с мини-предприятиями и мини-заводами, а также БТЛ-агентствами. Выставки бывают нескольких видов:

  1. Выставка продукции. Цель: знакомство с ассортиментом выпускаемой продукции. При организации такой выставки на полках и витринах выставляются образцы всей продукции завода с краткой технической характеристикой.
  2. Выставка групп изделий. Цель: исследование потребительского спроса определенных групп товара. Успех данному мероприятию может принести предоставление на выбор нескольких групп или изделий от разных поставщиков, при их равной цене. Выставка должна иметь оригинальное название и красочный дизайн.
  3. Тематические выставки. Цель: повышение уровня продаж. Время проведения, как правило, календарные праздники. Сюда может входить выставка арт-объектов, дизайнерских вещей и вещей хенд-мейд. Также дополнительный доход принесет организация мастер-классов.
  4. Маркетинговые выставки. Их цель: выяснение объема продаж в определенной точке торговли (магазине, супермаркете, рынке или бутике). Здесь можно предоставлять возможность раскрутки для определенного магазина, или поставщика товаров.
  5. Выставка коллекций. Цель: изучение потребительского спроса на продукцию различных производителей.

Выставка – это и огромный труд, где много составляющих, которые нужно пройти для достижения полного ее успеха.

Подготовка проведения

Без проведения ряда подготовительных мероприятий, построить реально выставочный бизнес невозможно. Какого бы вида выставки это не касалось, этапы подготовки одинаковы:

  • составление трафика проведения выставок (начало года);
  • анализ продаж потенциального поставщика с выявлением его позитивных позиций;
  • реклама будущего мероприятия;
  • согласование сроков поставки продукции, товаров, услуг и их цены;
  • график оплаты за реализованный товар;
  • составление договора со всеми сторонами, участвующими в выставочном мероприятии.

Чтобы было легче, предприниматель может проконсультироваться у владельцев других заведений.

Рекламная кампания

Как организовать выставку: 10 подробных шагов

Хорошо использовать и рекламную продукцию, фирменные сувениры во время проведения выставки как возможность «напомнить о себе» после окончания выставочного мероприятия. Появление публикаций в изданиях после выставки, подписание бизнес-договоров – подтверждение того, что рекламная кампания проведена успешно. Выгодно использовать услуги:

Можно разместить информацию о выставках на пилларсах в торговых центрах, в метро и на рекламных мультимедийных модулях.

Проведение выставки

При правильном проведении подготовительного этапа, успех выставке гарантирован. Во время ее проведения необходимо наблюдать и своевременно реагировать. Если что-то не пользуется спросом вообще, необходимо заменять это другим товаром, заранее заготовленным.

Заключительный этап

Проведение аналитического отчета – выявление позитивных и негативных результатов проведенной выставки:

  • выявление лидеров продаж,
  • высказывания покупателей в книге отзывов.

Этот этап работы важен и тем, что он поможет в организации следующих выставок. Также поможет увидеть допущенные промахи, ошибки, недочеты.

Риски

Неправильный выбор производителей, услуг, товаров и даты проведения, может привести к краху мероприятия.Содержание бизнес плана:

  • конфиденциальность;
  • резюме;
  • этапы реализации проекта;
  • характеристика объекта;
  • план маркетинга;
  • технико-экономические данные оборудования;
  • финансовый план;
  • оценка риска;
  • финансово-экономическое обоснование инвестиций;
  • выводы.

Важно изучать рынок потребности населения в определенных продуктах и потенциальных потребителей.

На видео: Организация выставочного бизнеса

Источник: https://biznes-prost.ru/biznes-plan-biznes-plan-vystavki-organizacii-vystavok.html

Выставка: как организовать и как на этом заработать

Я постоянно пишу о различных рукоделиях и других видах заработка, не приносящих больших прибылей.

Как начать зарабатывать больше, выйти на другой уровень? Как почувствовать себя не просто надомницей, целыми днями кропотливо выполняющей работу для небольшой кучки знакомых, но и творческой востребованной личностью, получающей дорогие заказы? Один из самых простых и действенных вариантов — это организация выставки.

Как организовать выставку: 10 подробных шагов

Выставка: как организовать и как на этом заработать

 Любой предприниматель постоянно озабочен такими вопросами, как реклама, формирование положительного образа фирмы и стимулирование продаж, как оптовых, так и розничных. Чтобы выйти на порог эффективности, требуются значительные денежные, человеческие и временные ресурсы.

Организовав выставку, вы получаете возможность одновременно воспользоваться всеми вышеперечисленными инструментами маркетинга среди специально собранной целевой аудитории потенциальных клиентов.

То есть на выставке вы и формируете образ своей фирмы и рекламируете товар и продаете его.

Как организовать выставку, привлечь посетителей, окупить расходы и получить прибыль

В первую очередь определимся с тем, что выставки бывают разные:

  1. Ради продаж (сделал, продал, пропил). Во многих городах уже есть регулярные выставки хендмейдщиков (handmade — ручная работа). Если у вас такого нет, то можно договориться с городской администрацией, другими мастерами и ежемесячно (или еженедельно) в определенном месте проводить такие выставки-ярмарки. Вход само собой бесплатный.
  2. Ради показухи, то есть классическая выставка, например, как выставка цветов в Ижевске. Оплата аренды и прочих расходов с входных билетов. Эти мероприятия не из дешевых и требуют серьезной организации, поэтому проводятся 1-2 раза в год.
  3. «Покажи себя сам». Это обычно не персональная выставка, а участие в большой городской, отраслевой или региональной выставке. Быстрых денег она не принесет. Ее плюс в том, что большую часть расходов оплачивает государство, но чтобы получить результат, нужно учитывать немало тонкостей, поэтому данной теме будет посвящена отдельная статья.

Организация выставки включает несколько пунктов, известных как «Правило 4 П»:

  1. Планирование выставки.
  2. Привлечение посетителей.
  3. Персонал.
  4. Получение и анализ результатов.

Планирование выставки

Чтобы правильно организовать выставку и в конечном итоге получить максимальный результат, сначала нужно решить: с какими целями мы ее организуем? Список может быть примерно таким:

  • Поиск клиентов – вам же нужны новые заказчики?
  • Поиск партнеров – оптовые покупатели, поставщики сырья, рекламные компании и пр.
  • Поиск наемных работников – вы же намерены расширить свой бизнес?
  • Поиск единомышленников – людей, с которыми у вас есть общие интересы, которых волнуют те же проблемы.
  • Формирование положительного имиджа фирмы.
  • Реклама бренда – вы успели его придумать?
  • Окупить расходы на организацию мероприятия и получить прибыль.

Организация выставки

Организаторы. В первую очередь нужно решить вопрос с организаторами выставки. Вы будете заниматься с этим в одиночку, привлечете городские или районные власти или найдете партнеров? Сразу оговорите, кто чем будет заниматься, а также финансовые вопросы, и если это не ваши родственники, то заключите письменный договор.

Помещение. Второй вопрос, это поиски места. Они зависят от размеров планируемой выставки, ее направления и даже времени года, ведь летом многое можно делать просто под открытым небом.

Сейчас большинство музеев организует различные временные выставки, поэтому если вы занимаетесь рукоделиями или народными промыслами, то можно договориться с ними.

Вполне приличную экспозицию можно организовать в холле гостиницы, в доме культуры или в новом торговом центре, где еще не все площади сданы в аренду.

В общем-то, сейчас в любом городе достаточно свободных помещений, которые снимают, то под распродажи обуви, то под ярмарки меховых изделий.

Читайте также:  Как открыть расчетный счет для ип: необходимые документы

Исполнители. Кто-то должен будет привести помещение в порядок, установить (а потом разобрать) стенды, разложить экспозицию и поддерживать ее в течение всей выставки. В больших городах этим занимаются специальные фирмы, если у вас в городе такой нет или у вас нет на это денег, то придется все делать своими силами, привлекая друзей и родственников.

Реклама. Сейчас проспекты, листовки и буклеты вам распечатает любая типография. Позаботьтесь о том, чтобы там была вся необходимая информация для тех, кто захочет найти вас после выставки. Не шикуйте, небольшой яркий листок с основной информацией – это все что вам нужно! Кроме того придется потратиться на рекламу, которая привлечет посетителей на выставку.

Примерно за месяц в городских газетах и на местном телевидении должны появиться яркие объявления. На улицах также потребуется повесить афиши. Еще нужно раздавать листовки в людных местах и дать рекламу в интернете. В сети лучше всего работают статьи и сообщения на тематических страницах, опять же тематических сайтов, форумах и в соцсетях, а также рассылка и контекстная реклама.

Размещение экспозиции. Создавая экспозицию, постоянно задавайте вопрос: для кого я это делаю? Ведь, во-первых, выставка должна быть интересна для всех посетителей, то есть для людей далеких от того чем вы занимаетесь. Ведь довольные посетители – это бесплатная реклама мероприятия.

Во-вторых, она должна быть такой, чтобы людям захотелось купить вашу продукцию. В-третьих, оптовики и потенциальные партнеры должны иметь возможность быстро получить всю необходимую им информацию, а вы также быстро должны получить информацию о них.

Поэтому персонал нужно заранее научить, кому что говорить, какую информацию предоставлять, и какую спрашивать.

Как организовать выставку: 10 подробных шагов

Пример интересной экспозиции

Интересный вариант заинтересовать посетителей – проведение мастер-классов. Выделите место для умельца, который на глазах у посетителей будет создавать какие-то вещи, а заодно и учить всех желающих каким-нибудь нехитрым приемам.

Не забудьте сделать стенд для детей. Не важно, что это будет, кроме вашей продукции — заводная железная дорога или клетка с попугаями, но детям должно быть интересно. Это один из хороших стимулов для посетителей рассказывать своим знакомым о вашей выставке и советовать на ней побывать.

Как заработать на выставке

  1. Продажа входных билетов. Самый простой вариант, но он не сработает, если всю вашу экспозицию можно обойти за пару минут. Люди должны понимать, за что отдают свои деньги.
  2. Продажа своих изделий.

    Позаботьтесь, чтобы к началу выставки у вас был хороший запас товара на продажу, в том числе недорогих сувениров, которые любят покупать посетители на память о том, где побывали. И, конечно, должно быть что-то забавное для детей.

  3. Сдача в аренду части помещения. Если помещение для вас велико, то часть его можно сдать, самый оптимальный вариант – сетевые компании (МЛМ).

    Эти организации нежно любят большие скопища людей, которые никуда не торопятся. Кроме того, они имеют опыт в подобной работе, поэтому их стенды и персонал будут выглядеть вполне презентабельно.

  4. Если условия позволяют, можно организовать что-то вроде буфета – витрину, кофемашину и три столика.
  5. Викторины, конкурсы, лотерея и пр.

    Вот один из вариантов, найденных мной в интернете: у стендов свободно распространяют рекламные материалы, и озвучивается SMS-викторина, по условиям которой нужно ответить на 10 платных (отправка SMS-сообщений) вопросов. В конце каждого часа между правильно ответившими разыгрываются ценные призы.

    Механизм следующий – 50% стоимости SMS-сообщения идет оператору, ещё 25% — контент-провайдеру, обеспечивающему обработку сообщений, и последние 25% возвращаются к организаторам викторины. Получается, что посетители не только с удовольствием разбирают проспекты, но и платят деньги за то, что внимательно их читают.

Анализ работы

После окончания выставки нужно разобрать экспозицию, подсчитать доходы и расходы, рассчитаться с персоналом, но самое главное – начать работать с той информацией, которую вы получили в ходе выставки. Это нужно сделать сразу, поэтому поручите все остальные дела помощникам, а сами принимайтесь за контакты.

Вообще получение контактов, это одна из важнейших функций выставки. Так что изначально настраивайте персонал на то, что во время работы выставки они должны получить как можно большее количество контактов. То есть их задача не только улыбаться и раздавать буклеты, но и убедить потенциальных клиентов или партнеров оставить свои координаты: телефон, емайл, визитку и пр.

После выставки нужно будет сесть и плотно поработать с каждым из них. Разошлите всем посетителям, оставившим о себе сведения, письма со словами благодарности за проявленный интерес к вашей экспозиции.

Эти письма лучше приготовить заранее, еще в ходе подготовки к выставке. Затем пообещайте в течение недели связаться с посетителем.

Если вы хотите, чтобы посетитель запомнил вашу фирму, нужно в течение 48 часов после закрытия выставки отправить ему письмо.

Проделав эту работу можно заняться собственно анализом результатов выставки: что получилось, а что нет, стоит ли проводить подобные мероприятия регулярно, как долго и как часто? Выслушайте персонал, партнеров и просто посетителей.

Спросите их, как организовать выставку в следующий раз. Это поможет в будущем все сделать гораздо лучше. Кто знает, возможно, ваша выставка станет традиционной и превратится в одно из самых значимых ежегодных событий вашего города.

P.S. Советую почитать: «Бизнес для женщин – прокат детских вещей».

Источник: http://dengiledi.ru/vystavka-kak-organizovat-i-kak-na-etom-zarabotat.html

Как организовать выставку: 10 подробных шагов

  • Есть очень и очень много рекламных инструментов по продвижению услуг и товаров.
  • Взять во внимание любой, а особенно задействовать за 1 раз очень не просто, да и не всегда необходимо.
  • Есть единственный метод коммуникации, который соединяет в себе одновременно несколько инструментов продвижения.
  • И это привычные для большинства выставки.
  • Не обращая внимания на то, что уже большинство бизнесменов оценили эффект от их проведения, некоторые все еще боятся принимать участие в подобного рода мероприятиях.
  • И первоочередно связано это с незнанием и непониманием организации всего процесса.
  • Если у вас есть желание знать, как организовать выставку и получить от нее самый большой результат, то продолжайте читать данную статью.

Что такое выставка и для чего она необходима?

Выставка — это одна из основных рекламных коммуникаций, включающая в себя очень много вариантов продвижения, которые проводятся в одно время:

  • презентация товара или услуги;
  • проба (если понадобится);
  • сэмплинг;
  • соревнования.

Что в конце концов получает бизнесмен, осмелившись участвовать в выставке:

  • общение с возможными покупателями или пользователями;
  • изучение соперников и сопоставление себя с ними;
  • развитие положительного имиджа собственной компании;
  • получение новых заказов и беседы о заключении будущих договоров на поставки.

Подобным образом, принимая участие в подобного рода мероприятиях, предприятие получает прекрасную возможность не просто проанализировать предположительный рынок сбыта, и показать себя в лучшем свете, но и сразу по результатам работы провести работу над погрешностями — сделать лучше качество товаров, нанять более профессиональный штат сотрудников, заняться более энергичной рекламой.

Самые распространённые франшизы: 9 предлагаемых компаний

Недостатки и превосходства выставки

Выставка — это достаточно своеобразный рекламный инструмент, который имеет собственные недостатки и превосходства.

Начинаем с прелестных моментов:

  • организаторы применяют только высококачественную и масштабную рекламу;
  • на выставку в основном приходит на самом деле заинтересованная аудитория;
  • участие в таком мероприятии позволяет бизнесмену установить новые связи со здешними властями, иными фирмами, которые могут быть поставщиками сырья, маркетинговыми компаниями;
  • поддержание имиджа собственного предприятия.

Но на ряду с хорошими качествами, существуют и плохие качества:

  • большая цена участия;
  • продолжительное время подготовки;
  • дорогостоящее оформление выставочного стенда;
  • антропогенный фактор (на выставку стоит отправлять только выверенных и подготовленных служащих рекламного отдела).

Как организовать выставку: по-шаговый процесс

Чтобы организовать выставку, нужно сделать много работы. Западные эксперты отмечают, что на подготовку стоит расходовать около одного года, наши сограждане согласны, что полугода будет очень достаточно.

Сам процесс по участию в выставке будет состоять из нескольких стадий.

Вот ключевые из них:

  1. Подбор подходящей выставки
  2. Составление проекта действий
  3. Подбор и подготовка служащих, которые будут дарить товар
  4. Планирование бюджета
  5. Подбор образцов
  6. Разработка раздаточного материала
  7. Оформление выставочного центра
  8. Установочные работы
  9. Прямое участие
  10. Подведение итогов

На любом из этапов подробно нужно остановиться.

Подбор выставки и подача заявки на участие

  1. Рекламный отдел предприятия должен регулярно искать и изучать информацию про то, где, когда и какие выставки будут организованы.

  2. Если например вы новичок в аналогичных мероприятиях, то, первым делом, посмотрите на специальные выставки, которые проводятся у вас в регионе.

  3. Если в ближние полгода нет ничего подходящего, то тогда необходимо рассмотреть вариант экспозиций, на каких себя могут выявить изготовители разных товарных групп.

  Магазины фикс прайс (fix price)

На что нужно смотреть при подборе выставки:

  • стилистика;
  • кол-во участников;
  • потенциальная аудитория;
  • способы продвижения выставки;
  • претензии к выставочным стендам участников;
  • цена участия.

Подача заявки и исполнение выплаты за участие обуславливается от масштаба ее проведения:

  • на региональном уровне — нужно обратиться прямо к организатору;
  • на федеральном — подыскать посредников.

Также заблаговременно подготовьте все документы, потому что некоторые экспоцентры предъявляют твёрдые требования и проводят подробный отбор фирм-участников.

Как запатентовать наименование: подробная инструкция

Планирование выставки

Как организовать выставку: 10 подробных шагов

  • Организовать выставку не выйдет без щепетильного планирования.
  • Первоочередно, вы обязаны разработать календарный рабочий план, высчитать бюджет, чтобы понимать сколько наличных средств вы можем вложить в подобный вариант рекламы, и приготовить служащих.
  • Также на данном шаге определитесь с главными целями участия в таком мероприятии и сфокусироваться на них.
  • Стратегическими заданиями будут:
  • повышение объем продаж;
  • привлечение новых потребителей;
  • маркетинговое исследование;
  • оценка деятельности соперников и изучение их потенциальной аудитории;
  • поиск новых связей;
  • ведение предварительных переговоров с возможными клиентами.

Тактические задания заключаются в следующем:

  • обозначение размеров стенда;
  • подбор образцов;
  • оформление выставочного стенда;
  • поиск подходящего места под установку стенда в экспоцентре.

Выбор служащих, которые будут трудится на выставке

  1. Если директор или хозяин бизнеса заинтересован в его развитии, то его наличие на выставке считается просто обязательным.
  2. Самое первое, можно своими глазами увидеть возможный рынок сбыта, второе, завести деловые знакомства.

  3. Что же касается, штата, который должен конкретно отвечать за то, чтобы организовать выставку, то он будет относиться к отделу сбыта или маркетинга.

  4. На выставку стоит отправлять профессионалов собственного дела, которые:
  • «от» и «до» знают подобранные товары,
  • владеют хорошими коммуникативными способностями;
  • смогут реализовать товар и описать его позитивные свойства.

  Как открыть свой ресторан с нуля: финансовые расчеты

Также у стенда должны быть руководитель производства, начотдела маркетинга или сбыта.

Что такое воронка продаж: как ее выстроить?

Планирование бюджета

В бюджет организации выставки обязаны входить подобные публикации затрат:

  • вклад за участие и аренду места в экспоцентре;
  • цена выставочного стенда (оформление, перевозка, монтаж);
  • цена образцов;
  • подготовка раздаточного материала;
  • издержки поездку и проживание служащих;
  • издержки на форс-мажор.

Подбор образцов товара

Источник: http://gde-vzyatkredit.ru/voprosy-i-otvety/kak-organizovat-vystavku-10-podrobnyh-shagov.html

Ссылка на основную публикацию